Bahagian-bahagian Fungsian Utama dalam Organisasi Perniagaan

Ringkasan bab

Setiap bahagian fungsian mempunyai peranan tersendiri dalam memastikan operasi perniagaan berjalan lancar, dan interaksi antara bahagian fungsian membentuk satu sistem yang memberi kebaikan kepada perniagaan. m/s 173

4.1 Bahagian-bahagian Fungsian Utama dalam Organisasi Perniagaan

Bahagian fungsian ialah rantaian dalam organisasi yang mempunyai tanggungjawab khusus, seperti pentadbiran, sumber manusia, kewangan, ICT, penyelidikan dan pembangunan, pembelian, pengeluaran, pemasaran, pengagihan, perkhidmatan pelanggan dan jualan. Struktur organisasi ialah susunan dan hubungan antara bahagian fungsian untuk mencapai VMO; setiap bahagian diketuai oleh seorang pengurus. Carta organisasi memaparkan struktur ini dalam bentuk hierarki. m/s 175 Carta organisasi menggambarkan pembahagian kerja, hubungan antara ketua dengan pekerja, jenis tugas dan hierarki pengurusan atasan, pertengahan dan bawahan. m/s 176

4.2 Tujuan Setiap Bahagian Fungsian

Bahagian fungsian memastikan aktiviti perniagaan dilakukan dengan pantas dan efisien serta membantu mencapai VMO. Pentadbiran menjalankan proses sokongan supaya semua aktiviti berjalan lancar. m/s 177 Peranannya ialah mengurus rekod, menyediakan dokumen syarikat dan menguruskan mesyuarat. Pengurusan sumber manusia melibatkan perancangan, pengrekrutan dan pemilihan, penilaian prestasi dan kebajikan pekerja, dengan tujuan memastikan tenaga kerja mencukupi, berkemahiran dan kekal dalam organisasi. m/s 178 Empat peranannya ialah perancangan sumber manusia, latihan dan pembangunan, perkhidmatan pekerja dan kebajikan, serta perhubungan industri melalui kesatuan sekerja. m/s 179

Kewangan merancang, menyusun, mengarah dan mengawal pembiayaan dan perbelanjaan. m/s 180 Tujuannya ialah mengagihkan sumber kewangan yang terhad kepada aktiviti yang menjana keuntungan dan memastikan kewangan sentiasa mencukupi. Peranannya ialah membuat perancangan kewangan, mengagihkan sumber kewangan mengikut peruntukan, dan mengawal kewangan setiap bahagian bagi mengelak penipuan dan penyelewengan. m/s 181 ICT menggunakan teknologi komputer untuk memproses, menyimpan dan melindungi maklumat. Ia memudahkan komunikasi dalaman melalui Intranet dan luaran melalui Internet, termasuk e-dagang, e-perolehan dan e-pemasaran. m/s 182 Bahagian ICT bertanggungjawab terhadap keselamatan sistem, memastikan hanya pengguna yang dibenarkan mengakses sistem dan membantu pekerja menyelesaikan masalah perisian. m/s 183

Penyelidikan dan pembangunan (R&D) membangunkan produk baharu dan menambah baik produk sedia ada; contohnya PPUKM menghasilkan kulit gantian MyDerm. m/s 184 Pembelian ialah aktiviti menukarkan barang dengan alat transaksi yang sah, dan staf pembelian menyediakan kontrak dengan pembekal. m/s 185 Bahagian ini menentukan kuantiti dan spesifikasi barang, memilih pembekal yang cekap dan memastikan barang diterima tepat pada masa. Pengeluaran menukarkan input kepada output untuk memenuhi kehendak pengguna. m/s 186 Pengurus pengeluaran bertanggungjawab terhadap kawalan awalan, kawalan semasa dan kawalan selepas. m/s 187 Kawalan semasa terdiri daripada kawalan pengeluaran, kawalan utiliti mesin dan kawalan staf. m/s 188 Kawalan selepas ialah pemeriksaan kualiti terakhir sama ada secara manual atau automatik. m/s 189

Pemasaran ialah aktiviti mencipta nilai barang, penentuan harga, promosi dan pengedaran produk. m/s 189 Strategi pemasaran terdiri daripada sasaran pasaran dan campuran pemasaran, iaitu produk, harga, pengedaran dan promosi. m/s 190 Bahagian ini mewujudkan permintaan dan menjalin hubungan dengan pengguna setia; contohnya FAMA menjalankan pemasaran pertanian. Pengagihan memastikan barang diterima pengguna pada tempat dan masa yang tepat. m/s 191 Ia memilih saluran agihan dan pengangkutan yang sesuai, menyimpan dan melabel barang serta menyediakan jadual pergerakan kenderaan. m/s 192 Terdapat empat saluran agihan: pengeluar terus kepada pengguna, melalui peruncit, melalui pemborong dan peruncit, serta melalui ejen dan peruncit. m/s 193 Saluran melalui ejen sesuai untuk pakaian berjenama, buku dan majalah. m/s 194

Jualan ialah transaksi yang memberi nilai tambah dan manfaat bersama. Bahagian jualan memastikan sasaran jualan tercapai, menjawab pertanyaan pelanggan, menyediakan sebut harga dan berunding tentang diskaun. m/s 196 Khidmat pelanggan menyampaikan produk yang memenuhi keperluan pelanggan melebihi harapan mereka secara berterusan, termasuk menyediakan pakar untuk memberi maklumat. m/s 198

4.3 Pembangunan Produk dan Pasaran Baharu

Pembangunan produk ialah strategi pertumbuhan yang memperkenalkan produk baharu kepada pasaran sedia ada. Langkah pertamanya ialah penjanaan idea daripada sumber dalaman, seperti R&D dan kakitangan, dan sumber luaran, seperti pelanggan, pesaing dan pembekal. m/s 199 Idea kemudian disaring, konsep diuji dengan pengguna sasaran, strategi pemasaran dibangunkan dan analisis perniagaan dibuat. Produk prototaip dibangunkan, diuji di pasaran dan akhirnya dikomersialkan dengan menentukan di mana, bila, kepada siapa dan bagaimana. m/s 200

Strategi pembangunan pasaran pula mencari pasaran baharu untuk produk sedia ada. Pasaran baharu membantu menguasai pasaran yang lebih besar dan mengelakkan pasaran tepu; pasaran domestik boleh diteroka melalui ekspo, manakala pasaran antarabangsa melalui promosi agresif, usaha sama dan pameran luar negara. m/s 201

4.4 Penggunaan Teknologi Maklumat

ICT ialah proses pengaliran, penyebaran, pemprosesan dan penyimpanan maklumat menggunakan teknologi. m/s 202 Tujuannya termasuk memudahkan sistem operasi, memperoleh maklumat dengan cepat, memperluas skop perniagaan secara maya dan memudahkan aktiviti kewangan dan perakaunan. m/s 203 ICT juga meluaskan pasaran ke tahap global dan mempercepatkan pengeluaran dan pengedaran. Aplikasinya termasuk e-pemasaran, e-dagang dan e-government. m/s 204 Perniagaan juga menggunakan e-banking, laman sosial dan e-mel. m/s 205

4.5 Hubungan dan Interaksi dengan Bahagian Fungsian Lain

Tiada bahagian fungsian yang boleh bekerja secara berasingan. Interaksi dengan organisasi luar seperti pembekal, pembiaya, pelabur, agensi kerajaan dan pelanggan mewujudkan jaringan perniagaan dan mengukuhkan hubungan baik. m/s 206 Interaksi juga menjalin kerjasama strategik dan menambah sumber perniagaan; interaksi yang baik dengan pembekal memberi harga murah dan penghantaran cepat. m/s 207 Bank meneliti kemampuan perniagaan untuk membayar balik pinjaman, manakala interaksi dengan agensi kerajaan berlaku untuk mendapatkan kelulusan dan urusan tender. m/s 208

Aliran maklumat ialah proses komunikasi yang melibatkan enam langkah. m/s 209 Penghantar mencipta maklumat, enkod mengolah idea dalam bentuk tulisan, gambar atau pertuturan, saluran menghantar mesej, dan dekod ialah proses penerima menterjemah mesej. m/s 210 Penerima menterjemah mesej berdasarkan pengalaman dan latar belakang, maklum balas mengukur keberkesanan komunikasi, dan gangguan ialah unsur luaran yang mempengaruhi proses. m/s 211

Aliran barang dan perkhidmatan bermula dengan katalog yang diedarkan oleh bahagian pemasaran. m/s 212 Bahagian jualan menerima pesanan, bahagian pengeluaran menjadualkan pengeluaran dan bahagian pembelian memesan bahan mentah. m/s 213 Bahagian kewangan membayar invois pembekal, barang dikeluarkan dan diedarkan, dan akhirnya invois dihantar kepada pembeli untuk menerima bayaran. m/s 214

4.6 Interaksi dan Perkaitan antara Bahagian Fungsian dalam Dua Perniagaan Berlainan

Perniagaan kecil mempunyai bahagian fungsian yang sedikit yang berinteraksi secara formal dan tidak formal, dan pengurus mudah memantau staf. Perniagaan besar mempunyai banyak bahagian dan ramai staf, jadi proses komunikasi lebih panjang. m/s 215 Contohnya, bahagian jualan perniagaan kecil berhubung terus dengan pelanggan dan turut melaksanakan fungsi pembelian, manakala bahagian jualan perniagaan besar perlu mengetahui jadual pengeluaran. Khidmat pelanggan perniagaan kecil dilaksanakan kepada pelanggan terpilih sahaja. m/s 216